Mejorar la productividad rentabilizando el tiempo:

CÓMO GANAR TIEMPO EN LA OFICINA

El tiempo es unos de los aspectos que más nos preocupa: queremos hacer muchas cosas pero no podemos porque nos falta tiempo.

Nos llevamos las preocupaciones a casa porque hay tareas que no hemos podido resolver y no podemos “desconectarnos”, nos sentimos estresados e incluso deseamos que los días tengan 48 horas, ¿para qué? Para seguir trabajando… es paradójico, muchas cosas que hacer y sin tiempo disponible para ello. Vamos a ver cómo ganar tiempo en la oficina y tener más tiempo libre.

Según el principio de Pareto, el 20% nuestras tareas generan el 80% de los resultados, entonces… ¿en dónde estoy invirtiendo el restante 80% del tiempo donde no estoy produciendo nada? Vamos a ver cómo gestionar de modo eficaz nuestro tiempo, evitando las interrupciones, las pérdidas de tiempo, las preguntas molestas y todas aquellas cuestiones que nos impiden realizar nuestro trabajo y sentir que hemos finalizado la jornada de trabajo:

PRIMER PASO: la consulta del correo, Establece un horario regular para consultar el correo, los asuntos urgentes puedes resolverlo por teléfono.

SEGUNDO PASO: aprende a decir NO, a las interrupciones y las peticiones fuera del orden de trabajo o que no estuvieran previstas de algún modo.

TERCER PASO: racionaliza el uso del teléfono. El teléfono, en vez de suponer una molestia, ha de ayudarnos en nuestro trabajo, así que si nos interrumpe es mejor activar el buzón de voz y cuando termines de trabajar devuelve las llamadas. Desactiva el whatsApp

CUARTO PASO: planificación. Realiza una planificación a corto y largo plazo de las tareas. Es importante realizar una lista antes de comenzar la jornada de trabajo y revisarla al finalizar, con dos objetivos: comprobar que las tareas están hechas y planificar las del día siguiente. A la llegada del siguiente día comprobaremos y la actualizaremos. También nos motivará ver que hemos finalizado lo que nos propusimos.

QUINTO PASO: priorización. Distinguir y priorizar las tareas, buscando tiempo para descansar y para resolver imprevistos. Tenemos sitios y aplicaciones para gestionar tareas: http://sevilla.abc.es/mobility/las_mejores_app/android/las-diez-mejores-aplicaciones-de-notas-y-listas-de-tareas-para-android/.

Puedes utilizar la que te resulte más práctica y fácil de usar. Para mí la mejor es EVERNOTE, la más conocida y completa. Con ella tengo las notas ordenadas, en diferentes carpetas y puedo incluir archivos de voz, imágenes, de texto, enlaces… y además desde cualquier dispositivo. Hay otras opciones ya avanzadas como compartir en Facebook, Twitter o correo electrónico, y te permite hacer búsquedas avanzadas. Las funciones Premium tienen aún más prestaciones que veremos en su momento.

Sigue este orden para priorizar tus tareas

Lo urgente e importante se hace ahora

Después lo importante pero no urgente

Lo urgente pero no importante puede hacerlo alguien por ti.

Si es urgente pero no importante, ya se hará cuando se pueda…

Termina siempre tu tarea antes de comenzar otra, además de aumentar la eficacia y la eficiencia, conseguirás desarrollar tu capacidad de atención y memoria evitando equivocaciones.

SEXTO PASO: Revisión, revisa las tareas para ir tachando lo que ya has hecho y poniendo otras nuevas.

SEPTIMO PASO: Descomposición de tareas, divide, descompón las tareas complicadas en otras más sencillas y las más complejas en simples.

OCTAVO PASO: Asigna tiempos, hay tareas que por ser más placenteras les dedicamos más tiempo restando a otras más importantes. Detalla el tiempo que te va a llevar cada una y respétalo.

Mi experiencia es que cuando empiezas a seguir estos sencillos pasos y los practicas a diario, interiorizas este comportamiento y consigues tu propósito de ganar tiempo en la oficina.

Pilar Contreras de Vera

Gerente de Consultores sociales Esotex, socióloga e investigadora social.

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